Gobernanza de datos: 10 mejores prácticas para el éxito

A estas alturas, todos hemos oído la frase "los datos son la nueva moneda". Y aunque puede ser cierto hasta cierto punto, a diferencia de la moneda, en el caso de los datos, más no siempre significa mejor. En 2020, cada segundo surgieron aproximadamente 1,7 MB de datos por cada persona en todo el mundo. Estos índices seguirán creciendo año tras año. 

El crecimiento exponencial de la cantidad de datos recopilados y almacenados por las empresas está impulsando la necesidad de programas sólidos de gobernanza de datos en todas las organizaciones. La creación de un programa de gobernanza de datos para su organización puede parecer, comprensiblemente, una tarea de enormes proporciones.

¿Qué es el gobierno de los datos y por qué es importante?

Empecemos por lo básico. Según el Data Governance Institute, "la gobernanza de los datos es un sistema de derechos de decisión y responsabilidades para los procesos relacionados con la información, ejecutados según modelos acordados que describen quién puede tomar qué acciones con qué información, y cuándo, en qué circunstancias, utilizando qué métodos".

En esencia, gobernanza de datos protege la privacidad, la seguridad y la integridad de los datos, al tiempo que añade valor a su negocio. Al fin y al cabo, si no sabe qué datos tiene, no puede utilizarlos para impulsar la innovación empresarial y los ingresos.

Exploremos algunos principios clave que sientan las bases de un programa eficaz de gobierno de datos:

Transparencia

Los procesos deben ser claros y transparentes, tanto para los participantes como para los auditores, en cuanto a la forma de introducir y aplicar las prácticas y los controles. Esta transparencia protegerá a su organización en caso de que se produzca una filtración de datos y también le permitirá aprender continuamente de la forma en que se utilizan los datos en toda la empresa.

Rendición de cuentas

La rendición de cuentas es el principio más importante, no solo en la gobernanza de los datos, sino en toda la oficina fiduciaria. Incluso está incluido en los siete principios clave de la privacidad, tal como se establece en el GDPR. Si nadie se hace cargo de la gobernanza de los datos de su organización, ésta carecerá de dirección y será ineficaz. Sin embargo, la responsabilidad no debe dejarse en manos de un solo departamento. 

Colaboración

El gobierno de los datos es un deporte de equipo. Implicar a las partes interesadas de todos los departamentos, incluidos los principales ejecutivos, ofrece la mejor oportunidad de establecer estrategias de gobernanza de datos significativas que realmente funcionen. El consejo de gobernanza de datos recién creado definirá los procedimientos y políticas de datos que se aplicarán en toda la organización y tendrá la autoridad necesaria para garantizar su fiel cumplimiento. También podrá representar los objetivos de cada departamento - más adelante se hablará de ello.

Integridad

Todos los actores del programa de gobernanza de datos deben actuar con honestidad y ser comunicativos con respecto a las limitaciones, los desafíos y otros impactos de las decisiones de gobernanza de datos.

¿Qué es un marco de gobierno de datos?

Un buen gobierno de los datos permite a las organizaciones tomar decisiones clave sobre la gestión de los mismos, obtener valor de ellos, minimizar los costes y la complejidad, y garantizar el cumplimiento de los requisitos normativos en constante cambio. Llegar a un consenso sobre "cómo decidir cómo decidir" puede ser un verdadero reto, sobre todo en las grandes organizaciones.

Los distintos departamentos tienen objetivos y necesidades muy diferentes. Algunos pueden estar preocupados por el análisis, la elaboración de informes y la toma de decisiones. Algunos accionistas de datos quieren limitar el acceso a cierta información, mientras que otros quieren aumentar este acceso.

Un marco de gobernanza de datos recoge las normas, los procesos y la delegación de funciones que garantizan la privacidad y el cumplimiento de la normativa en la gestión de los datos empresariales de una organización.

Un marco de gobernanza de datos bien planificado abarca funciones y responsabilidades estratégicas, tácticas y operativas. Refuerza la democratización de los datos, garantizando que los datos sean fiables, estén bien documentados y sean fáciles de encontrar dentro de su organización, y que también se mantengan seguros, conformes y confidenciales.

El siguiente marco de gobernanza de datos le anima a preguntar:

- Por qué debe existir su programa específico 

- QUÉ es lo que va a conseguir 

- QUIENES participarán en sus esfuerzos, junto con sus responsabilidades específicas 

- Cómo van a trabajar juntos para aportar valor a su organización

- CUANDO van a realizar procesos específicos.

Mejores prácticas de gobernanza de datos

1. Empezar de a poco teniendo en cuenta el panorama general

Como en todas las áreas de negocio, no intentes hervir el océano. Si se parte de cero, hay que esforzarse por conseguir resultados rápidos y aumentar las ambiciones con el tiempo. Recuerde que la gobernanza de datos es una práctica, no un proyecto. 

2. Involucrar a la C-Suite desde el principio

Los líderes de las organizaciones rara vez apoyan el paso a la gobernanza de datos formal "sólo porque" es una buena idea. Más bien, estos programas reciben apoyo porque pueden ayudar a abordar objetivos organizativos específicos. Al igual que cualquier otro esfuerzo que requiera tiempo, recursos y atención, los esfuerzos de Gobernanza de Datos deben ayudar en última instancia a la organización:

- Ganar dinero, cumplir su misión y/o aumentar el valor de los activos

- Gestionar los costes y/o la complejidad

- Apoyar otros esfuerzos necesarios, como la seguridad, el cumplimiento o la privacidad 

Al considerar su programa, asegúrese de tener claro a cuál de estas preocupaciones se dirige. Es importante que cada uno de los esfuerzos específicos de su programa se dirija al menos a una de estas categorías. 

3. Mide tus objetivos con métricas

Establecer hitos y objetivos a lo largo del camino es la mejor manera de mantener a su equipo motivado, a la vez que tiene puntos de referencia para asegurarse de que su programa va en la dirección correcta. Los objetivos universales típicos de un programa de gobierno de datos pueden incluir:

- Permitir una mejor toma de decisiones

- Reducir la fricción operativa

- Proteger las necesidades de los interesados en los datos

- Formar a la dirección y al personal para que adopten enfoques comunes en materia de datos

- Construir procesos estándar y repetibles

- Reducir los costes y aumentar la eficacia mediante la coordinación de esfuerzos

- Garantizar la transparencia de los procesos

Sin embargo, también es importante complementarlas con afirmaciones más específicas y procesables. 

4. Enfoque centrado en las personas

Los datos no se gobiernan solos. El gobierno formal de los datos requiere que nos centremos en conseguir que las personas de toda la organización realicen las acciones "correctas" en el momento "correcto" con los datos "correctos" para obtener el valor "correcto" de los datos con la mayor frecuencia posible.

Un enfoque del gobierno de los datos que dé prioridad a las personas requiere conectar las políticas con acciones significativas en su responsabilidad diaria, como el consumo y el análisis de los datos, en contraste con las políticas y los procesos de gobierno desconectados. 

5. Fomentar la comunicación

Una comunicación coherente y eficaz ayuda a mostrar el impacto de la estrategia, desde destacar los éxitos hasta reorganizar después de un contratiempo.

Sin embargo, las discusiones en torno a las normativas y los marcos de trabajo pueden convertirse rápidamente en algo alienante, alimentando la falsa narrativa de que las obligaciones de gobierno de los datos obstruyen los objetivos del departamento. Lo que se quiere es inspirar a las partes interesadas para que pasen a la acción. Siempre que sea posible, utilice términos empresariales y traduzca las partes académicas de la disciplina de gobierno de datos en contenido significativo en el contexto empresarial, prestando especial atención a cómo el gobierno de datos les ayuda a alcanzar sus objetivos estratégicos.

6. Definir las medidas de control

La definición de las medidas de control es fundamental para el éxito del gobierno de los datos, ya que ayuda a garantizar que las actividades estén alineadas con los objetivos, que los riesgos se gestionen adecuadamente y que los problemas se identifiquen y aborden de manera oportuna.

Por lo general, hay tres tipos de controles que pueden establecerse:

Controles preventivos: Estas medidas pretenden evitar que se produzca un problema en primer lugar y suelen aplicarse mediante políticas, procedimientos o formación.

Controles de detectives: Detectan los problemas después de que se hayan producido y ayudan a identificar las causas de fondo, de modo que puedan establecerse controles preventivos para evitar que vuelvan a producirse. Los controles de detección suelen adoptar la forma de actividades de supervisión o auditoría.

Controles correctivos: Estos abordan los problemas que ya se han producido y tratan de mitigar los impactos. Los controles correctivos suelen consistir en medidas correctoras o planes de reparación.

7. Centrarse en el modelo operativo

El modelo operativo es la clave del éxito de la gobernanza de los datos, ya que describe cómo gestionará la organización los datos y garantiza que todo el mundo entienda sus funciones y responsabilidades. El modelo operativo debe diseñarse para satisfacer las necesidades específicas de la organización y debe revisarse y actualizarse periódicamente.

8. Comunicar

El gobierno de los datos no es algo que pueda hacerse de forma aislada. Requiere la participación de todos los niveles de la organización, desde el equipo directivo hasta los empleados de primera línea. La comunicación eficaz es esencial para garantizar que todos comprendan la importancia de la gobernanza de los datos y sepan cuál es su papel para que tenga éxito.

9. Identificar los elementos de datos críticos

Los elementos de datos críticos (CDE) son los puntos de datos fundamentales para el éxito de una organización en un área de negocio específica. Es esencial identificar los CDE para priorizar las tareas y los objetivos con mayor precisión y garantizar que todos los miembros de la organización comprendan qué datos son los más importantes. Por ejemplo, un dato crítico en un área de negocio puede no serlo en otra. Los CDE pueden identificarse a través de varios métodos, entre ellos:

- Revisar la documentación de los procesos de negocio para identificar qué datos son críticos para el éxito de cada proceso

- Realización de entrevistas con los principales interesados para conocer sus necesidades de datos

- Analizar los datos existentes para identificar patrones y tendencias

10. Mejora continua

El gobierno de los datos no es un acontecimiento único. Es un proceso continuo que debe revisarse y actualizarse continuamente para garantizar que sigue siendo adecuado. A medida que las necesidades de la organización cambian, también debe hacerlo el marco de gobierno de los datos. Las revisiones periódicas ayudarán a identificar las áreas de mejora y a garantizar que el marco evoluciona para satisfacer las necesidades cambiantes de la empresa.

Herramientas de gobernanza de datos

La mejor manera de tomar el control de su programa de gobierno de datos es utilizar las ventajas de una herramienta o software de gobierno de datos. Esto le ayudará a obtener visibilidad de sus datos mediante el descubrimiento, la clasificación y la catalogación automatizados, y a definir y aplicar políticas de datos en todo el ciclo de vida de los datos de su empresa y en el ecosistema para dar a las personas adecuadas los datos adecuados, en el momento adecuado y con el propósito adecuado.

La solución de Gobierno de Datos de Compleye, superpuesta a la plataforma OneTrust y configurada por nuestros héroes de OneTrust, puede ayudarle a obtener las siguientes ventajas:

Acceso a los datos por parte de las empresas 

Con un catálogo de datos intuitivo en toda su organización, cualquier persona de su empresa puede encontrar rápidamente lo que busca. Las políticas también pueden ser supervisadas, aplicadas y mejoradas con mayor eficacia. 

Mejora de la calidad de los datos  

La calidad de sus datos con la detección y clasificación automatizadas mejorará con mayor precisión, menos trabajo manual y errores humanos. 

Iniciativas unificadas de privacidad, seguridad y gobernanza de datos 

Evite la duplicación de esfuerzos y permita que su empresa trabaje conjuntamente en una única plataforma, con la amplia gama de capacidades de privacidad, seguridad y gobierno de datos de la empresa de OneTrust.

Con la ayuda de una herramienta de gobierno de datos, puede implementar con éxito un programa que mejorará el acceso de su empresa a los datos, la calidad de los mismos y unificará sus iniciativas de privacidad, seguridad y gobierno de datos.

Cumplimiento automatizado 

Asegúrese de que sus datos cumplen con la normativa, con scripts automatizados con reglas definidas y congruentes con las últimas leyes de privacidad de su región.

Mejora de la gobernanza de los datos

Incluso después de conocer los principios, los marcos y las mejores prácticas correctas y de contar con las herramientas adecuadas, la gobernanza de los datos no es una solución rápida para ninguna organización.  

La mejor parte del viaje del gobierno de los datos es ver cómo evoluciona su organización

Establecer hitos y objetivos a lo largo del camino es la mejor manera de mantener a su equipo motivado y tener puntos de referencia para asegurarse de que su programa va en la dirección correcta. Si quiere saber más sobre gobernanza de datos o desea hablar con nuestros expertos, solicite su consulta aquí

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Peter Borner
Presidente Ejecutivo y Director Fiduciario

Como cofundador, presidente ejecutivo y director de confianza de The Data Privacy Group, Peter Borner aprovecha sus más de 30 años de experiencia para impulsar los ingresos de las organizaciones dando prioridad a la confianza. Peter diseña estrategias a medida para ayudar a las empresas a cosechar los frutos de una mayor fidelidad de los clientes, una mejor reputación y, en última instancia, mayores ingresos. Su enfoque proporciona a los clientes una tranquilidad permanente, consolidando sus cimientos en el ámbito de la confianza digital.

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Como cofundador, presidente ejecutivo y director de confianza de The Data Privacy Group, Peter Borner aprovecha sus más de 30 años de experiencia para impulsar los ingresos de las organizaciones dando prioridad a la confianza. Peter diseña estrategias a medida para ayudar a las empresas a cosechar los frutos de una mayor fidelidad de los clientes, una mejor reputación y, en última instancia, mayores ingresos. Su enfoque proporciona a los clientes una tranquilidad permanente, consolidando sus cimientos en el ámbito de la confianza digital.

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